Die Auswahl geeigneter Mitarbeitender gehört zu den zentralen Aufgaben im Recruiting. Qualifizierte Mitarbeitende tragen maßgeblich zur Umsetzung strategischer Ziele und zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei. Umgekehrt können Fehlbesetzungen erhebliche Folgen haben, von zusätzlichen Rekrutierungs- und Einarbeitungskosten bis hin zu Produktivitätseinbußen. Umso wichtiger ist es, die Personalauswahl fundiert zu gestalten. Dabei geht es nicht ausschließlich darum, die fachlich stärkste Person zu identifizieren, sondern die bestmögliche Passung zwischen Bewerbendenprofil und Stellenanforderungen zu finden – etwa in Hinblick auf Arbeitsweise, Motivation und Cultural Fit.
In der Praxis ist genau diese Einschätzung jedoch nicht immer einfach. Um die Eignung von Bewerbenden möglichst fundiert beurteilen zu können, kommen verschiedene eignungsdiagnostische Verfahren zum Einsatz, darunter Interviews, Arbeitsproben oder Rollenspiele. Ihr gemeinsames Ziel ist es, die berufliche Leistung möglichst verlässlich vorherzusagen. Besonders Interviews liefern wichtige Eindrücke, stützen sich jedoch häufig auf Selbstauskünfte. Bewerbende schildern vor allem, wie sie in bestimmten Situationen handeln würden. Ob sie konkrete berufliche Anforderungen tatsächlich so bewältigen, lässt sich dadurch nur begrenzt beobachten. Zusätzlich können strategische Selbstdarstellung, erwartungskonforme Antworten sowie subjektive Verzerrungen oder Beurteilungsfehler durch die Beobachtenden die Einschätzung beeinflussen.
Genau an diesem Punkt setzt meine Bachelorarbeit an, die in Zusammenarbeit mit der i-unit group entstanden ist. Im Mittelpunkt stand die Entwicklung und Evaluation einer Fallstudie, die in Interviews integriert werden kann und den bestehenden Auswahlprozess in Hinblick auf die Eignungsbeurteilung sinnvoll ergänzen soll. Dieser Beitrag zeigt, wie ein solches Instrument entwickelt werden kann, worauf Unternehmen bei der Umsetzung achten sollten und welchen Mehrwert eine Fallstudie auch bei ressourcenschonender Anwendung bieten kann.
Samples statt Signs: Praxisnahe Einblicke statt reiner Selbsteinschätzung
Der Arbeitsmarkt befindet sich trotz der aktuell bestehenden ökonomischen Flaute in einem historischen Umbruch. Getrieben durch den demografischen Wandel, die fortschreitende Globalisierung und den Wertewandel der jüngeren Generationen vollzieht sich eine tiefgreifende Verschiebung: weg vom Arbeitgeber-, hin zum Arbeitnehmermarkt.
Für die Entwicklung der Fallstudie wurden zunächst mithilfe einer Anforderungsanalyse und unter Einbindung relevanter Expertinnen und Experten, wie Führungskräften und Mentoren, die zentralen Anforderungen der zu besetzenden Position identifiziert. Aus diesen Anforderungen wurden anschließend zwei Kompetenzen ausgewählt, die für die Position besonders relevant und durch eine Fallstudie gut beobachtbar sind: Strukturierungsfähigkeit und Problemlösefähigkeit. Darauf aufbauend entstand eine materialgebundene Fallstudie, bei der die Bewerbenden konkrete Unterlagen erhalten und anhand dieser eine realitätsnahe Aufgabe bearbeiten.
Ergänzend wurden ein Bewertungsbogen mit konkreten Verhaltensankern sowie ein Erwartungshorizont erstellt, um die Beurteilung anhand einheitlicher Kriterien zu unterstützen. Entscheidend für die praktische Umsetzung war außerdem, keinen weiteren Auswahlschritt zu schaffen. Die Fallstudie wurde deshalb direkt in das bestehende Interview integriert. So sollte der Auswahlprozess um eine praxisnahe Perspektive erweitert werden, ohne einen unverhältnismäßigen zusätzlichen Aufwand zu schaffen.
Eine Aufgabe aus dem Arbeitsalltag
Die entwickelte Fallstudie basiert auf einer realitätsnahen Aufgabe aus dem Arbeitsalltag. Die Bewerbenden erhalten mehrere E-Mails aus einem fiktiven Projektkontext und sollen begründet entscheiden, welche daraus folgenden Arbeitsaufträge zuerst bearbeitet werden und wie sie jeweils weiter vorgehen würden.
Dabei geht es nicht um eine perfekte Musterlösung. Im Vordergrund steht vielmehr, wie die Bewerbenden an die Aufgabe herangehen: Welche Informationen erkennen sie als relevant? Wie strukturieren sie die Situation? Wie begründen sie ihre Entscheidungen? Und welche nächsten Schritte leiten sie daraus ab?
Spezifisches Fachwissen wurde dabei bewusst nicht vorausgesetzt. Dadurch soll verhindert werden, dass Unterschiede in der Bearbeitung vor allem auf Vorwissen zurückzuführen sind und weniger auf die eigentlich relevanten Kompetenzen. Die Durchführung blieb schlank: 10 Minuten Vorbereitungszeit und etwa 5 Minuten Vorstellung des Ergebnisses. Damit ließ sich die Fallstudie angemessen in das bestehende Interview integrieren.
Wissenschaftlich fundiert und praktisch umsetzbar
Eine gute Fallstudie sollte nicht frei aus dem Bauchgefühl heraus entwickelt werden. Entscheidend ist, dass sie aus den tatsächlichen Anforderungen der Position abgeleitet, unter einheitlichen Bedingungen durchgeführt und anhand klar definierter Kriterien bewertet wird.
Neben der Entwicklung sollte auch ihr praktischer Einsatz im Auswahlprozess evaluiert werden. Im Rahmen meiner Bachelorarbeit wurde mithilfe eines Fragebogens erfasst, wie die Beobachtenden die Fallstudie wahrnehmen und ob sie aus ihrer Sicht den bestehenden Auswahlprozess sinnvoll ergänzt. Im Fokus standen vor allem der wahrgenommene Informationsgewinn, die Unterstützung bei der Beurteilung relevanter Kompetenzen, die Praktikabilität, die Vergleichbarkeit sowie der Beitrag zur Entscheidungssicherheit.
Was die Fallstudie leisten kann
Die Evaluation liefert ein klares Bild: Aus Sicht der Beobachtenden konnte das Instrument den bestehenden Auswahlprozess in mehreren Bereichen sinnvoll ergänzen.
Besonders positiv wurde der zusätzliche Informationsgewinn bewertet: 91,67 % der Beobachtenden stimmten eher oder voll und ganz zu, dass die Fallstudie zusätzliche eignungsrelevante Informationen liefert. Besonders deutlich war das Ergebnis bei der Frage nach neuen Einblicken: Alle Beobachtenden gaben an, dass durch die Fallstudie Aspekte sichtbar wurden, die im Interview allein weniger deutlich geworden wären – beispielsweise, wie Bewerbende Informationen strukturieren, Prioritäten setzen und ihre Entscheidungen begründen. Die Verhaltensanker im Bewertungsbogen halfen dabei, diese Beobachtungen konkreter festzuhalten und die Einschätzung stärker auf tatsächlich gezeigtes Verhalten zu stützen.
Auch bei der Beurteilung der relevanten Kompetenzen zeigte sich ein interessantes Ergebnis. Während 100 % der Beobachtenden zustimmten, dass die Fallstudie eine Einschätzung der Strukturierungsfähigkeit ermöglicht, fiel die Bewertung der Problemlösefähigkeit etwas zurückhaltender aus. Hier stimmten 75 % eher oder voll und ganz zu, während 25 % eine mittlere Bewertung abgaben. Hierbei wird deutlich, dass die Aufgabenstellung die Kompetenzen, die später beobachtet werden sollen, gezielt aktivieren muss. Die entwickelte Aufgabe machte vor allem strukturiertes Vorgehen sichtbar. Soll die Problemlösefähigkeit noch stärker erfasst werden, müsste die Aufgabenstellung künftig um komplexere Problemsituationen oder stärkere Zielkonflikte ergänzt werden.
Gleichzeitig zeigt sich, dass ein solches Instrument nicht zwangsläufig aufwendig sein muss. 95,83 % bewerteten die Integration in das Kennenlerngespräch positiv, und alle Befragten schätzten das Aufwand-Nutzen-Verhältnis positiv ein. Ebenfalls würden 100 % den weiteren Einsatz von Fallstudien empfehlen.
Wichtig ist dabei: Die Evaluation zeigt nicht, dass durch die Fallstudie automatisch bessere Einstellungsentscheidungen getroffen werden. Sie zeigt vielmehr, dass die Beobachtenden das Instrument als hilfreiche Ergänzung wahrgenommen haben, die den bestehenden Auswahlprozess um zusätzliche Erkenntnisse erweitert und eine fundiertere Einschätzung der Bewerbenden unterstützen kann.
Fazit: Mehr als ein guter Eindruck
Die Untersuchung zeigt das Potenzial einer anforderungsbezogenen Fallstudie als Ergänzung zum Interview. Schon ein kurzes, praxisnahes Format kann dazu beitragen, relevante Kompetenzen konkreter sichtbar zu machen und dem persönlichen Eindruck aus dem Interview eine zusätzliche Beobachtungsgrundlage zur Seite zu stellen. Auch Bewerbende erhalten durch eine realitätsnahe Aufgabe einen konkreteren Eindruck davon, welche Denk- und Arbeitsweisen in der späteren Tätigkeit gefragt sind.
Für Unternehmen liegt der Mehrwert vor allem darin, bestehende Auswahlprozesse gezielt zu ergänzen, ohne sie unnötig komplex zu machen. Wer selbst eine Fallstudie einsetzen möchte, sollte dabei insbesondere drei Punkte berücksichtigen:
- Die Aufgabe sollte auf Grundlage einer Anforderungsanalyse entwickelt werden
- Eine realistische berufliche Situation abbilden, die die relevanten Kompetenzen sichtbar macht.
- Anhand klarer, einheitlicher Verhaltensanker bewertet werden.
Das zugrunde liegende Konzept lässt sich auch auf andere Positionen übertragen, sofern die Aufgabenstellung an die jeweiligen Anforderungen angepasst wird. Richtig eingesetzt kann eine Fallstudie damit genau das liefern, was im Recruiting häufig fehlt: einen Blick über die Selbstdarstellung im Gespräch hinaus auf das konkrete Vorgehen eines Menschen.
Vanessa Himstedt, Werkstudentin bei der i-profile
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